bd keo nha cai Những điểm thực tế cần cân nhắc khi hợp nhất các hoạt động thanh toán

Trong những năm gần đây, ngày càng có nhiều công ty hợp nhất các "hoạt động thanh toán" như chuyển khoản và hóa đơn điện tử vào một địa điểm Ví dụ: nhiều công ty đang hợp nhất việc xử lý thanh toán từ từng địa điểm đến trụ sở chính hoặc trung tâm của họ do thiếu nhân viên, hợp nhất các địa điểm và đổi mới hệ thống cốt lõi

Loại sáng kiến này được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm phí chuyển khoản Tuy nhiên, để đạt được kết quả như mong đợi, cần giải quyết các vấn đề thực tế sau đây có thể phát sinh khi xem xét yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu hệ thống

• Doanh nghiệp: Quá trình xử lý thanh toán không thể bắt đầu trừ khi đích tổng hợp biết việc hoàn tất thanh toán tại mỗi địa điểm
• Hệ thống: Do cộng số tiền thanh toán nên thông báo thanh toán và số tiền chuyển thực tế sẽ không khớp nhau

Lần này, chúng tôi sẽ làm rõ lợi ích của việc hợp nhất các hoạt động thanh toán và sắp xếp các điểm thực tế cần xem xét để tận hưởng những lợi ích này

Như đã đề cập ở trên, nỗ lực tập trung hoạt động thanh toán tại một địa điểm chủ yếu được xem xét nhằm mục đích hợp lý hóa hoạt động và giảm chi phí Ví dụ, bằng cách tập trung xử lý thanh toán cho từng địa điểm tại trụ sở chính, có thể loại bỏ sự trùng lặp công việc giữa các nhân viên tại mỗi địa điểm (nâng cao hiệu quả) và giảm gánh nặng cho nhân viên của từng địa điểm Một ưu điểm nữa là phí chuyển khoản có thể giảm (giảm chi phí) do ngân hàng trung ương thực hiện tất cả việc chuyển khoản cùng một lúc

Để tận dụng tối đa lợi ích của các biện pháp, điều cần thiết là phải tinh chỉnh chi tiết công việc đến mức mà nhân viên trụ sở chính và nhân viên tại mỗi địa điểm thực sự có thể thực hiện được Tuy nhiên, để xác định được ngành nghề kinh doanh là gì không phải dễ dàng Khi xác định, điều quan trọng là phải tổ chức được bức tranh tổng thể về doanh nghiệp mục tiêu, ưu tiên các vấn đề cần xem xét và từng bước cải thiện cách giải quyết của doanh nghiệp mục tiêu
Bài viết này giải thích những điểm chính cần xem xét trong thực tế theo ba bước sau

1. Xem xét việc hợp nhất các “doanh nghiệp”
2. Xem xét tổng hợp các “khoản thanh toán”
3. Xem xét thanh toán “phương thức tổng hợp”

Trước hết, điều quan trọng là phải nhận ra rằng hình thức làm việc mong muốn sẽ thay đổi tùy thuộc vào mức độ hợp nhất của công việc ở trụ sở chính Ví dụ: khi thay đổi lịch thanh toán và đóng thanh toán tại mỗi địa điểm như thường lệ, trụ sở chính không thể bắt đầu xử lý thanh toán trừ khi biết về việc hoàn thành công việc đóng thanh toán tại mỗi địa điểm Nói cách khác, cần phải quyết định trước làm thế nào để biết khi nào công việc kết thúc tại mỗi địa điểm đã được hoàn thành, chẳng hạn như đảm bảo rằng người phụ trách tại mỗi địa điểm phải báo cáo, hoặc thiết lập một hệ thống cho phép người phụ trách tại trụ sở chính chủ động xác nhận việc hoàn thành công việc kết thúc

• Thay đổi lịch thanh toán (thay đổi ngày thanh toán, khấu trừ thanh toán, thay đổi phương thức thanh toán)
• Kết thúc thanh toán
• Tạo và gửi thông báo thanh toán
• Xử lý thanh toán chuyển khoản
• Xử lý thanh toán hóa đơn điện tử

Để thực hiện toàn diện những cân nhắc trên, điều quan trọng là tạo ra quy trình kinh doanh cho đến thanh toán Bằng cách hình dung dòng công việc, bạn có thể thấy sự phân chia vai trò và thời gian tham gia của trụ sở chính Tại thời điểm này, nếu có sự gián đoạn trong luồng công việc đã tạo, bạn nên phân loại những gì còn thiếu và xem xét liệu có nên bù đắp sự thiếu hụt thông qua hoạt động của người phụ trách hay thông qua hệ thống hay không

Tiếp theo, bạn cần xem xét khoản thanh toán nào sẽ được tổng hợp Nếu tất cả các khoản thanh toán được hợp nhất vô điều kiện, khối lượng công việc sẽ tập trung vào trụ sở chính và có nguy cơ việc xử lý thanh toán sẽ bị trì hoãn Vì vậy, cần xác định phạm vi có thể cân bằng giữa hiệu quả và gánh nặng, tập trung vào các khoản thanh toán có số lượng thanh toán lớn Ví dụ, có thể chỉ tập trung chuyển tiền trong nước vào cuối tháng tại trụ sở chính

Nếu phạm vi tổng hợp vẫn chưa rõ ràng thì có nguy cơ xảy ra thanh toán gấp đôi do lỗi vận hành tại trụ sở chính và từng địa điểm Để tránh điều này, có thể sẽ hiệu quả hơn nếu tổ chức các mục tiêu tổng hợp dựa trên các điều kiện có thể được đánh giá trên hệ thống
Các khía cạnh chính như sau

• Sự khác biệt theo đường dẫn đầu vào màn hình và giao diện
  Ví dụ: Các mục nhập từ màn hình dành riêng cho các khoản thanh toán không thường xuyên sẽ không đủ điều kiện
• B Phân biệt theo “giá trị mặt hàng” trong bản ghi chính của người nhận thanh toán
  Ví dụ: Người nhận thanh toán có phương thức thanh toán là hóa đơn điện tử không đủ điều kiện

• Ngày thanh toán (15 tháng sau, 25 tháng sau, cuối tháng sau, cuối tháng sau)
• Phân loại gánh nặng phí (do công ty chúng tôi thanh toán, bên kia thanh toán)
• Phương thức thanh toán (tiền mặt, FB, hóa đơn điện tử)
• Đơn vị tiền tệ thanh toán (JPY, USD, GBP)
• Mã ngân hàng Zenginkyo
• Mã chi nhánh ngân hàng Zenginkyo
• Loại tài khoản (bình thường, hiện tại)
• Số tài khoản

Sau khi quyết định mục tiêu tổng hợp, hãy xem xét dữ liệu thanh toán đơn vị nào sẽ được tổng hợp
Về dữ liệu chuyển khoản, có thể tổng hợp theo số tài khoản để giảm phí chuyển khoản Mặt khác, do thông báo thanh toán bị ảnh hưởng bởi địa chỉ đích ngoài số tài khoản nên không phải lúc nào cũng có thể tổng hợp dữ liệu chuyển khoản và thông báo thanh toán trong cùng một đơn vị
Ví dụ: trong trường hợp sau, ngay cả khi thanh toán được thực hiện vào cùng một tài khoản, thông báo thanh toán có thể không được tổng hợp theo số tài khoản nhưng số tiền tổng hợp (300 yên) có thể được ghi trên mỗi thông báo thanh toán

Nếu bạn cho rằng mình sẽ xuất ra một biểu mẫu, bạn sẽ cần xem xét các điều kiện tổng hợp
Điều này sẽ cho bạn thấy các yêu cầu hệ thống cần thiết
Các mục chính dùng làm điều kiện tổng hợp như sau

• Tổng hợp dựa trên đầu ra của các mục để truyền dữ liệu và thông báo thanh toán
  Ví dụ: Tổng hợp theo số tài khoản, tổng hợp theo số nhận dạng hóa đơn điện tử của người nhận thanh toán
• B Tổng hợp dựa trên các mục trong bản ghi chính của người nhận thanh toán
  Ví dụ: Hợp nhất theo phân loại gánh nặng phí và không kết hợp các khoản thanh toán do công ty chúng tôi chịu và các khoản do bên kia chịu ngay cả khi số tài khoản giống nhau

B nên đặc biệt cẩn thận vì đây là thông tin không được hiển thị trên biểu mẫu và dễ bị bỏ qua

Bằng cách hợp nhất các hoạt động thanh toán, bạn có thể mong đợi cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm phí chuyển khoản Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng ngay cả với những biện pháp tưởng chừng đơn giản, những vấn đề không mong muốn vẫn có thể xuất hiện khi hoạt động kinh doanh thực sự được kết hợp lại
Một vấn đề đặc biệt là khi thông tin mà nhân viên kinh doanh cho là cần thiết không khớp với các mục và mức độ chi tiết của dữ liệu do hệ thống lưu giữ Việc bạn có thể hiểu cả hoạt động kinh doanh, hệ thống và sắp xếp các yêu cầu hay không sẽ có tác động lớn đến hoạt động ổn định và khả năng xảy ra sự cố