keo nha cai 88 Có thật sự ổn không?　Cách tiến hành triển khai ERP Phần giới thiệu hệ thống (3)

Master

• Bộ phận chính

  Khi chuyển đổi hệ thống cào sang ERP, bạn cần cẩn thận trong việc bảo trì tổng thể
  Trong ERP, cơ sở dữ liệu được thống nhất và chuẩn hóa nên ngay cả trong một tổng thể cũng có nhiều trường hợp các phòng ban khác nhau chịu trách nhiệm về từng hạng mục Vì vậy, thời gian và phương thức đăng ký/cập nhật dữ liệu chủ cũng như các quy định nghiệp vụ phải được thảo luận giữa các bộ phận liên quan

• Hiểu chủ chính

  Khi triển khai ERP, cấu trúc tổng thể có thể thay đổi đáng kể so với hệ thống trước đó Bạn nên hiểu sâu hơn về các chức năng bằng cách so sánh giữa cái cũ và cái mới

  Ví dụ

  • Xử lý dữ liệu chính để đăng ký/cập nhật chính và phê duyệt đơn hàng/đơn hàng
  • Xử lý thông tin khách hàng (nơi giao hàng, bên nhận tài khoản, nơi thanh toán, quản lý tín dụng, vv) trong hồ sơ chính
  • Xử lý sự khác biệt về cấu trúc giữa EBOM và MBOM
  • Xử lý thỏa thuận tạm ứng và thỏa thuận từng phần trong quản lý số lượng sản xuất
  • Xử lý trong BOM và quy trình tổng thể khi có thay đổi về gia công
• Xác định bộ phận sử dụng theo màn hình/biểu mẫu

  Quyết định bộ phận nào sẽ được sử dụng cho từng màn hình và báo cáo ERP, đồng thời xác định cấu hình màn hình menu
  Ở đây, bạn phải cân nhắc vấn đề bảo mật dữ liệu, kể cả khi sử dụng thiết bị đầu cuối bên ngoài văn phòng Xem xét liệu có cần phân biệt các quyền cho từng người dùng hay không, chẳng hạn như ``quyền tìm kiếm dữ liệu/quyền cập nhật dữ liệu'', ngay cả khi việc sử dụng chỉ giới hạn ở các thiết bị trong công ty

• Xác định cấu trúc menu

  Khi bạn đã quyết định bộ phận nào sẽ được sử dụng, hãy xem xét cấu trúc của màn hình menu Điều đầu tiên bạn cần quyết định là sắp xếp màn hình menu theo nhân viên hay bộ phận Cần phải tạo màn hình menu trước khi bắt đầu hướng dẫn người dùng cuối

Di chuyển dữ liệu

• Gói di chuyển cơ bản

  Bảng 1 tóm tắt những điểm chính cần cân nhắc khi di chuyển hệ thống của bạn
  Mặc dù việc di chuyển hệ thống khó khăn và rủi ro từ cả góc độ hệ thống và vận hành nhưng nó có ưu điểm là hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn Việc chuyển đổi tuần tự có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như theo bộ phận hoặc theo hệ thống, nhưng phải tính đến các ràng buộc của hệ thống khi đưa ra quyết định
  Xin lưu ý rằng kiểm tra toàn diện sau khi di chuyển dữ liệu yêu cầu một lượng lớn dữ liệu chính, vì vậy bạn phải hoàn thành chương trình di chuyển trước khi kiểm tra toàn diện và kiểm tra trước quá trình di chuyển dữ liệu Sau đó, ngay trước khi đi vào hoạt động, dữ liệu sẽ được di chuyển lại
  Trước đây có trường hợp việc chuyển giao bị trì hoãn do dữ liệu không được chuẩn bị kịp thời Cần chuẩn bị đầy đủ cho việc bảo trì dữ liệu

  Bảng 1

  Kế hoạch	Nội dung
  Chính sách di chuyển cơ bản	Xác định phương thức vận hành sản xuất (di chuyển đồng thời hoặc chuyển đổi tuần tự) Sự hiện diện của hoạt động thử nghiệm hoặc hoạt động song song trong hoạt động thực tế
  Lên lịch cho đến khi sản xuất	Thử nghiệm di chuyển → Kiểm tra toàn diện → Di chuyển sản xuất → Thủ tục chuyển đổi
  Kế hoạch bảo trì dữ liệu	Xác định các điều kiện do không đủ dữ liệu trong các hệ thống hiện có, các mục và điều kiện không thể đặt tự động Bộ phận kiểm tra và lưu trữ từng dữ liệu Đánh giá nỗ lực làm việc và lập kế hoạch tiến độ
  Kế hoạch bảo trì hệ thống mã (Chỉ khi hệ thống mã hóa không chính xác hoặc không có mã)	Làm rõ mục đích sử dụng mã của bộ phận người dùng Quy hoạch hệ thống mã Xác định bộ phận thiết lập mã/bộ phận quản lý và tiến độ thực hiện kế hoạch

• Giáo dục (lần 1)

  Hướng dẫn người dùng cuối sẽ được tiến hành hai lần: sau khi dùng thử di chuyển dữ liệu và ngay trước khi chuyển đổi Trong buổi đào tạo đầu tiên sau khi dùng thử di chuyển dữ liệu, chúng tôi sẽ giải thích khái niệm về ERP và xử lý kinh doanh bằng ERP
  Nội dung giáo dục liên quan đến các khái niệm tập trung vào những gì và như thế nào ERP sẽ thay đổi cũng như công việc của từng bộ phận sẽ thay đổi như thế nào
  Trong đào tạo về quy trình kinh doanh, chúng tôi sẽ giải thích cho từng bộ phận dữ liệu nào cần nhập, thời điểm nhập dữ liệu và phương pháp nhập dữ liệu đó, cũng như những màn hình và biểu mẫu nào có thể được tham chiếu cũng như cách sử dụng chúng trong quy trình công việc
  Người dùng chính có trách nhiệm hướng dẫn người dùng cuối Bằng cách tạo cơ hội cho những người dùng chính hiểu sâu hơn về gói ERP, điều này sẽ giúp hoạt động suôn sẻ hơn sau khi hệ thống đi vào hoạt động

• Giáo dục (lần 2)

  Đào tạo thứ hai sẽ được tiến hành ngay trước khi chuyển đổi, vì vậy chúng tôi sẽ lưu ý đến hoạt động thực tế, bao gồm cả dữ liệu sẽ được sử dụng
  Ngoài việc xem xét nội dung lần đầu tiên, bạn cũng cần được đào tạo về cách xử lý bất thường như thay đổi và chỉnh sửa Lúc này, các tiện ích/tùy chỉnh đã được hoàn thiện nên sẽ thiết thực hơn Hơn nữa, nếu học viên nêu ra các vấn đề liên quan đến công việc trong buổi đào tạo đầu tiên, các giải pháp cần được đưa ra trong buổi đào tạo thứ hai

• Kế hoạch triển khai di chuyển dữ liệu

  Bảng 2 tóm tắt những điểm chính cần cân nhắc khi thực hiện di chuyển dữ liệu

  Bảng 2

  Vật phẩm	Nội dung
  Liên quan đến di chuyển dữ liệu (cho tất cả các bảng/tất cả các mục)	Lịch làm việc Công nhân Phương thức di chuyển (đăng ký chính thủ công hoặc di chuyển thực thi chương trình)
  Kiểm tra dữ liệu	Điều kiện kiểm tra dữ liệu Phương pháp kiểm tra (xem xét việc bao gồm các công cụ được sử dụng) Lịch làm việc Công nhân
  Giáo dục người dùng cuối	Lịch học Phương pháp giáo dục
  Các bộ phận liên quan nội bộ	Lịch họp tóm tắt Nội dung giải thích (đặc biệt nếu có bất kỳ thay đổi nào so với phiên bản trước thì cũng bao gồm cả những thay đổi đó)
  Chuẩn bị bên ngoài (nhà cung cấp/khách hàng)	Lịch họp tóm tắt Nội dung giải thích (đặc biệt nếu có bất kỳ thay đổi nào so với phiên bản trước thì cũng bao gồm cả những thay đổi đó)
  Báo cáo của ủy ban	Xác nhận ngày chuyển đổi/ngày sao lưu Lịch họp phán quyết cuối cùng (Phán quyết cuối cùng của GO/NOGO)
  Cấu trúc ngay sau khi cắt bỏ	Hệ thống hỗ trợ người dùng

  Người ta nói rằng khoảng 80% sự nhầm lẫn xảy ra sau khi đưa vào hoạt động là do thiếu dữ liệu, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ nội dung của dữ liệu
  Nếu một mục cần thiết cho ERP không tồn tại trong hệ thống hiện có thì cần phải tạo mục đó bằng cách xử lý dữ liệu của hệ thống hiện có Bạn có thể sử dụng ERP để kiểm tra xem có thiếu sót nào trong dữ liệu ngày tháng được yêu cầu hay không, nhưng bạn không thể kiểm tra nội dung của dữ liệu Vì vậy, cần có sự xác minh sơ bộ đầy đủ của con người
  Khi kiểm tra dữ liệu, trước tiên chúng tôi tạo tệp trung gian từ hệ thống hiện có, chuẩn bị dữ liệu bằng các công cụ như tiện ích, sau đó di chuyển dữ liệu sang ERP

  Ngay cả khi bộ phận không phải là người sử dụng trực tiếp hệ thống ERP thì vẫn cần tổ chức trước buổi họp giao ban cho các bộ phận liên quan trong công ty Việc triển khai ERP không thể đạt được bằng hoạt động của một số ít nhân sự tận tâm mà đòi hỏi nỗ lực của toàn công ty

  Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong giao dịch, cần phải yêu cầu trước sự hợp tác của các bên bên ngoài như nhà cung cấp và khách hàng Ví dụ: nếu bạn đang bắt đầu một phương thức hướng dẫn giao hàng/thông báo không chính thức mới, bạn sẽ không thể vận hành nó ngay cả khi bạn có hệ thống trừ khi bạn giải thích điều đó với nhà cung cấp của mình và yêu cầu sự hợp tác của họ

  Về ngày và giờ chuyển đổi, hãy tính đến khả năng xảy ra sự cố trong quá trình di chuyển và đặt ngày dự phòng Quá trình di cư diễn ra đều đặn hàng ngày và vượt quá một điểm nhất định là không thể quay lại Chúng tôi sẽ tổ chức một cuộc họp ủy ban trước thời hạn tạm dừng công việc chuyển đổi, xác nhận sự chuẩn bị của từng bộ phận và quyết định xem có nên ban hành GO chính thức cho việc chuyển đổi hay không

  Ngay cả khi được đào tạo trước đầy đủ, những tình huống bất ngờ vẫn có thể xảy ra ngay sau khi chuyển đổi
  Do đó, cần quyết định trước hệ thống hỗ trợ cho người dùng và hệ thống liên lạc khi xảy ra sự cố Thông thường, người ta thường thiết lập lộ trình giải quyết vấn đề: người dùng cuối -> người dùng chính -> thành viên dự án -> nhà cung cấp SI

Thử nghiệm

• Kiểm tra toàn diện

  Mục đích và nội dung của bài kiểm tra toàn diện như sau

  1. Nó còn đóng vai trò đào tạo cho người dùng cuối phù hợp với sản xuất thực tế và từng bộ phận nhập dữ liệu thực tế, xuất dữ liệu và xác nhận kết quả theo quy trình kinh doanh Trước đây, đã có trường hợp bán thành phẩm được sản xuất thông qua thử nghiệm toàn diện Trong thử nghiệm này, chúng tôi thực sự đã làm việc trên mọi thứ, từ đăng ký chính đến báo cáo hiệu suất sản xuất Ngay cả khi bạn không kiểm tra điều này một cách nghiêm ngặt, điều quan trọng là phải quyết định trước trong kế hoạch kiểm tra toàn diện của mình dữ liệu nào, khi nào, dưới hình thức nào và bạn sẽ kiểm tra kết quả cho từng bộ phận như thế nào

     Bài kiểm tra toàn diện sẽ được tiến hành nhiều lần Đầu tiên, chúng tôi sẽ thử nghiệm quá trình xử lý chính trong hoạt động kinh doanh thông thường, sau đó dần dần chuyển sang thử nghiệm quá trình xử lý không thường xuyên Vì khó có thể bao quát tất cả các quy trình kinh doanh trong các thử nghiệm nên chúng tôi tạo trước các kịch bản thử nghiệm cần thiết và quản lý tiến trình

  2. Xác minh chức năng ERP từ góc độ hoạt động của người dùng (bao gồm các tiện ích bổ sung/tùy chỉnh) Chúng tôi kiểm tra các chức năng cơ bản và chức năng bổ sung/tùy chỉnh của ERP trước khi kiểm tra toàn diện, nhưng chúng tôi cũng kiểm tra chúng ở giai đoạn này vì chúng tôi có thể kiểm tra chúng từ góc độ khác của người dùng sẽ vận hành chúng
• Phân tích vận hành hệ thống mới

  Chúng tôi sẽ phân tích đánh giá hoạt động của hệ thống từ 3 đến 6 tháng sau khi hệ thống đi vào sản xuất Chúng tôi kiểm tra xem các mục tiêu ban đầu của hệ thống hóa có đạt được hay không và nếu có bất kỳ vấn đề gì, chúng tôi sẽ lập kế hoạch cải tiến Chúng tôi cũng xác minh trạng thái hoạt động về độ chính xác của dữ liệu
  Chúng tôi sẽ kiểm tra lại mức độ ưu tiên của các yêu cầu tiện ích bổ sung/tùy chỉnh mà chúng tôi đã trì hoãn triển khai vì chúng tôi đã xác định rằng chúng sẽ được giải quyết thông qua quá trình phát triển thứ cấp
  Tại thời điểm này, các yêu cầu mới về tiện ích bổ sung/tùy chỉnh thường xuất hiện nhưng chúng tôi lại ưu tiên chúng theo mục đích ban đầu của hệ thống

Mọi chuyện thế nào?

Đến đây là kết thúc cột "Có thực sự ổn không? Cách tiến hành triển khai ERP"
Cảm ơn bạn đã đọc đến đây